1. Общие положения

Настоящая инструкция подготовлена в соответствии с Постановлением Роскоминформа от 2 февраля 1996 г. N 2 "Об организации сбора и хранения обязательного экземпляра электронных изданий", изданным во исполнение Федерального закона Российской Федерации от 29 декабря 1994 года N 77-ФЗ "Об обязательном экземпляре документов", и определяет порядок заполнения и представления документов при доставке обязательного бесплатного экземпляра электронных изданий, включающих базы данных, в Депозитарий электронных изданий НТЦ "Информрегистр" (далее по тексту - Депозитарий).

Производители электронных изданий, содержащих базы данных, доставляют обязательный экземпляр каждого выпуска электронного издания в Депозитарий в течение 10 дней со дня выхода в свет первой партии тиража (вне зависимости от количества экземпляров в партии).

Обязательный экземпляр электронного издания доставляется в Депозитарий с "Ведомостью сдачи обязательного экземпляра электронного издания" (далее по тексту - ведомость сдачи) - Форма 1. Сопроводительные документы заполняются в одном экземпляре на русском языке на компьютере, пишущей машинке или от руки.

Ведомость сдачи заверяется подписью руководителя организации - поставщика электронного издания. Указывается дата подписания документа. Подпись руководителя организации скрепляется печатью. Дается расшифровка подписи с указанием должности.

После входного контроля электронного издания и при условии соответствия сопроводительных документов требованиям настоящей Инструкции электронное издание принимается на государственное хранение в Депозитарий электронных изданий, ему присваивается номер государственного учета, а поставщику высылается регистрационное свидетельство - Форма 2.

2. Заполнение "Ведомости сдачи обязательного экземпляра электронного издания"

Ведомость сдачи содержит сведения о комплекте поставки электронного издания, поставщике обязательного экземпляра, сведения об ответственности, характеристику электронного издания, аннотацию, требования к техническим и программным средствам, необходимым для работы с электронным изданием. Группы сведений представлены реквизитными зонами, значения которых заполняются в свободной форме или путем подчеркивания позиции с соответствующим возможным значением.

Учетный номер. Номер государственного учета, присваиваемый электронному изданию, проставляется в Депозитарии.

Наименование. Полное наименование электронного издания, приведенное на первом экране или в сопроводительной документации. В случае многотомного электронного издания указывается номер тома.

Язык(и) основного текста. Названия естественных языков электронного издания в виде принятых сокращений (например: русс., англ., фр., нем.).

Носитель. Указываются тип и количество носителей.

Примеры:

1. Оптический диск CD-ROM, количество носителей 1.
2. Дискета 3,5", количество носителей 3.

Год издания. Год выхода первой партии тиража электронного издания (четыре цифры).

Тираж. Указывается тираж электронного издания.

Наличие печатного аналога. Подчеркивается одно из двух значений: да, нет.

Сопроводительные материалы. Указываются наименования печатных сопроводительных материалов (например, "Инструкция пользователю", "Инструкция по установке") и суммарное количество страниц.

Описание баз данных, входящих в электронное издание. Указывается количество описаний баз данных, содержащихся в электронном издании.

2.1. Сведения о поставщике обязательного экземпляра

Название организации. Указываются полное и сокращенное наименования организации - поставщика электронного издания.

Ведомство. Полное или официальное сокращенное наименование министерства (ведомства), которому подчинена организация-поставщик электронного издания.

Адрес. Указывается полный почтовый адрес поставщика обязательного экземпляра.

Тел. Номера (до двух) телефонов поставщика.

Факс. Номер факса.

E-mail. Адрес электронной почты.

Категория поставщика. Отмечаются справа одна или несколько позиций, соответствующих участию поставщика в создании электронного издания:

автор - поставщиком электронного издания создано хотя бы одно из произведений, помещенных в электронном издании;

составитель - обеспечена подготовка произведений для переноса их в электронное издание;

издатель - осуществлена подготовка оригинала;

производитель - осуществлен выпуск тиража электронного издания.

2.2. Сведения об ответственности

Автор/составитель. Подчеркивается одно из значений и указываются фамилия, имя, отчество (фамилия и инициалы) для каждого из авторов или составителей - физических лиц; полное официальное наименование организации и аббревиатура для каждого из коллективных авторов или составителей - организаций. Если авторов или составителей несколько, то они перечисляются через запятую. Почтовый адрес, номера телефона и факса, адрес электронной почты автора или составителя могут быть указаны, если они не приведены в разделе 2.1.

Издатель/производитель. Указываются полное официальное наименование и аббревиатура организации, осуществившей подготовку оригинала и/или выпуск тиража электронного издания. Почтовый адрес, номера телефона и факса, адрес электронной почты издателя или производителя могут быть указаны, если они не приведены в разделе 2.1.

2.3. Характеристика электронного издания

В зависимости от порядка выхода в свет издания или его отдельных выпусков отмечаются справа одна или две соответствующих позиции:

разовое - электронное издание, не являющееся периодическим или продолжающимся;

серийное - электронное издание входит в серию и имеет свое специфическое наименование;

периодическое - электронное издание, выходящее через установленные промежутки времени (указать период);

продолжающееся - электронное издание, которое выходит через неопределенные промежутки времени.

Название серии. Графа заполняется для серийных изданий.

Номер серии. Указывается при наличии официальной нумерации серий.

Название выпуска. Указывается при наличии отдельного названия для выпуска электронного издания.

Номер выпуска. Приводится номер при наличии официальной нумерации.

Аннотация. Краткое описание электронного издания (читательское назначение, характеристика содержащейся в нем информации, другие особенности издания) объемом не более 1000 знаков.

2.4. Необходимые технические и программные средства

Компьютер. Указывается тип компьютера, минимально необходимый для реализации возможностей электронного издания (например: "IBM-486").

Монитор, видеокарта. Тип монитора или видеокарты, минимально необходимый для реализации возможностей электронного издания. Требования к монитору и видеокарте могут быть уточнены в поле "Дополнительное оборудование".

CD-drive. Указывается минимально необходимая скорость (например, "2-х").

Дополнительное оборудование. Приводится перечень специальных технических средств, необходимых для реализации возможностей электронного издания (например: звуковая плата, колонки, микрофон).

Операционная система. Тип и версия операционной системы, под управлением которой используется электронное издание.

Программные средства. Дополнительные программные средства, необходимые для работы с изданием.